Danh sách việc cần phải làm khi bạn muốn chuyển văn phòng

Những lúc chuyển văn phòng làm việc, bạn sẽ có rất nhiều điều để suy nghĩ. Đó là về thủ tục văn phòng, tìm kiếm nơi mới, quá trình chuyển dọn,…

Sau đây, Chuyển Nhà 24H sẽ cung cấp cho bạn kinh nghiệm cũng như danh sách cần làm giúp cho việc chuyển dọn của bạn hiệu quả và tiết kiệm hơn.

1. KINH NGHIỆM CHUYỂN VĂN PHÒNG – TÌM VĂN NƠI LÀM VIỆC MỚI

Văn phòng là nơi làm việc quan trọng. Có thể nói đóng vai trò quyết định đến sự phát triển của công ty. Vì thế kinh nghiệm chuyển văn phòng cần đặc biệt lưu ý trong khâu tìm công ty mới. Dưới đây là một số vấn đề để bạn xác định nhu cầu của mình cũng như chọn được văn phòng có đặc điểm thích hợp:

  • Mục đích thuê văn phòng mới là gì: Để phát triển hay thu hẹp không gian làm việc? Kế hoạch kinh doanh của công ty ở hiện tại và tương lai có ảnh hưởng đến yêu cầu tìm kiếm văn phòng mới hay không?
  • Ngân sách: Chi phí để thuê mới hàng tháng là bao nhiêu? Chi phí thuê dịch vụ vận chuyển văn phòng là bao nhiêu?
  • Chuyển văn phòng mới cầu lưu ý những nội dung sau: Giao thông, chỗ đậu xe, có thể sử dụng ngay hay phải thiết kế lại, hệ thống điện nước, an toàn cháy nổ, thang máy,…để sắp xếp thời gian lên kế hoạch chuyển văn phòng cụ thể.
Dịch vụ chuyển nhà trọn gói
Sắp xếp thời gian hợp lý theo kế hoạch để việc chuyển dọn đạt hiểu quả cao
  • Thời gian: Thời gian kết thúc hợp đồng với nơi cũ, thời gian văn phòng mới chuẩn bị hoạt động, ngày tốt chuyển phòng làm việc,…
  • Các vấn đề khác: Phong thủy, cửa hàng dịch vụ ở xung quanh,…
  • Tìm hiểu kỹ một vài nơi, so sánh về giá và các vấn đề xung quanh để lựa được văn phòng phù hợp nhất.
  • Khi đã thuê được nơi ưng ý, cần sửa chửa và thiết kế lại văn phòng để có nơi làm việc ưng ý
  • Sắp đặt sơ đồ vị trí cho nhân viên, phòng ban tại văn phòng mới
  • Việc tìm kiếm văn phòng mới nên được làm trước thời gian chuyển văn phòng tối thiểu là 2 tháng. Và chốt địa điểm cuối cùng trước 1 tháng. Để có đủ thời gian cho việc chuyển dọn và các thủ tục liên quan khác.

2. CÁC BƯỚC CHUYỂN DỌN CỤ THỂ

2.1. Chuẩn bị một tháng trước khi chuyển dọn

  • Chọn ngày tốt để chuyển văn phòng là kinh nghiệm quan trọng. Nhưng nên ưu tiên chọn khoảng thời gian ít ảnh hưởng đến hoạt động của công ty nhất. Vì chắc chắn khi văn phòng thay đổi, thì các giao dịch sẽ bị gián đoạn, nhân viên của bạn cũng khó có thể tập trung làm việc với đối tác. Thời điểm lý tưởng nên là cuối tuần, hoặc vào các tháng ít giao dịch (trước hoặc sau Tết Âm lịch, ngày Hoàng Đạo của tháng 7 âm lịch,…)

Dịch vụ chuyển nhà
Thanh lý vật dụng không cần thiết để làm đơn giản quy trình vận chuyển

Lên danh sách các vật dụng cần chuyển dọn, số lượng nhân viên, các line điện thoại hiện có để lắp đặt lại tại văn phòng mới.

  • Bạn nên thanh lý những vật dụng, bàn ghế không còn sử dụng nữa để giảm tải công việc chuyển dọn, tiết kiệm chi phí vận chuyển và tạo thêm thu nhập cho công ty.
  • Tiến hành bàn giao, thanh lý hợp đồng như internet, dịch vụ điện, nước, wifi, giao thư,…
  • Thực hiện các thủ tục hồ sơ chuyển văn phòng công ty như khai báo thuế, nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh, đăng ký lại thông tin với cơ quan thuế,…
  • Trong quá trình làm việc với khách hàng, cần thông báo về việc chuẩn bị chuyển văn phòng công ty để khách hàng không bối rối và bất ngờ
  • Theo kinh nghiệm chuyển văn phòng của Chuyển Nhà 24H, bạn cần phân công rõ nhiệm vụ cho từng phòng ban. Thông thường mỗi phòng ban nên có một người đứng ra chịu trách nhiệm chính tổng quan để dễ sắp xếp và quản lý hơn.

2.2. Một – hai tuần trước khi chuyển dọn 

  • Lần lượt thay đổi thông tin địa chỉ trên các giấy tờ, hợp đồng, công văn, name card,  website và bất kì thông tin nào liên quan tới địa chỉ của văn phòng mới
  • Thông báo sự thay đổi địa chỉ nơi làm việc công khai đến khách hàng bằng email, điện thoại, website và các trang mạng xã hội như Facebook, Zalo, Instagram,…
  • Yêu cầu nhân viên đóng gói các loại vật dụng cá nhân. Đóng gói các loại hồ sơ quan trọng và các vật dụng khác gọn gàng. Đồng thời note cụ thể để không bị nhầm lẫn.
  • Kinh nghiệm chuyển văn phòng: Thời gian 1 tuần trước ngày chuyển dọn cần liên hệ xin phép ban quản lý tòa nhà ở cả nơi đi và nơi đến để được sử dụng thang máy và ra vào tầng hầm.

2.3. Vào ngày chuyển dọn

  • Chuẩn bị 4 vị trí quan trọng. Một người giám sát tổng quan. Người này sẽ làm việc với đơn vị chuyển dọn và giải quyết các vấn đề mới phát sinh, báo cáo cho ban lãnh đạo kịp thời. Bên cạnh đó, cần phân công 2 người giám  sát ở hai đầu: Văn phòng cũ và văn phòng mới. Và cuối cùng, một người áp tải (đi theo xe chuyển văn phòng) nhằm đảm bảo không có sự thất thoát đồ đạc và mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch.
  • Việc chuyển dọn nên được tiến hành thứ tự theo phòng ban. Lần lượt các phòng để không bị lẫn lộn đồ đạc.
  • Trong trường hợp xảy ra sự cố, cần báo ngay cho quản lý. Nếu đồ hư hỏng hoặc thất thoát, hai bên phải ký biên bản xác nhận để sau này có căn cứ xử lý vấn đề.
  • Công ty của bạn nên có trách nhiệm vệ sinh văn phòng cũ sau đi dọn đi. Trả lại nguyên trạng tốt nhất cho chủ văn phòng. Đó là việc mà một công ty chuyên nghiệp nên làm.

3. MỘT VÀI KINH NGHIỆM CHUYỂN VĂN PHÒNG CẦN LƯU Ý

Vận chuyển đàn piano

Bên cạnh những việc trên, có một vài kinh nghiệm chuyển văn phòng khác bạn nên tham khảo để loại bỏ mọi rắc rối có thể xảy ra như:

  • Để đảm bảo không bỏ sót bất cứ việc gì kho chuyển văn phòng, bạn nên biết cách lên kế hoạch chuyển dọn văn phòng chi tiết.
  • Phân bổ đều nhiệm vụ cho các bộ phận, hoặc một số người chịu trách nhiệm để giảm tải gánh nặng.
  • Tìm kiếm dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói uy tín,  có kinh nghiệm và giá cả hợp lý
  • Cân đối ngân sách cho việc chuyển văn phòng công ty, hỏi kỹ về các chi phí để tránh trường hợp phát sinh
  • Nếu bạn tin về phong thủy, nên làm lễ nhập trạch văn phòng công ty để cầu mong sự hưng thịnh, kinh doanh suôn sẻ, thuận buồm xuôi gió.

Mong rằng với những kinh nghiệm chuyển văn phòng cũng như nơi làm việc trên sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho việc chuyển dọn của mình. Chúc công ty của bạn đạt nhiều thành công khi chuyển tới văn phòng mới!

Nguồn bài viết: Danh sách việc cần phải làm khi bạn muốn chuyển văn phòng



source https://chuyennha24h.net/danh-sach-viec-can-phai-lam-khi-ban-muon-chuyen-van-phong/

Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

Dịch Vụ Chuyển Kho Xưởng Trọn Gói Quận 6 TPHCM

Image
Dịch vụ chuyển kho xưởng Quận 6 là công ty giàu kinh nghiệm trong ngành vận chuyển hàng hóa. Mang đến cho bạn 1 cảm nhận tốt nhất của một thương hiệu uy tín trong lĩnh vực vận chuyển văn phòng, chuyển kho xưởng, nhà bãi trọn gói Chuyển Nhà 24H, di dời nhà xưởng giá cả phải chăng cam kết đem lại dịch vụ an toàn chất lượng với chi phí tiết kiệm nhất. Vì sao bạn nên dùng dịch vụ chuyển kho xưởng quận 6? Dịch vụ chuyển kho xưởng quận 6 hiện đang có khá ít những công ty dịch vụ cung cấp loại hình dịch vu này. Đặc biệt là khi bạn muốn tìm đến 1 đơn vị đáng tin cậy, uy tín và cung cấp một dịch vụ chất lượng. Trong khi đó, công ty Chuyển Nhà 24H có đầy đủ những yếu tố mà khách hàng cần như: Chuyển Nhà 24H không ngại thời gian ngày hay đêm để đáp ứng nhu cầu cấp bách của khách hàng Là tên tuổi đang được rất nhiều khách hàng tín nhiệm, trong đó có những công ty dịch vụ nước ngoài. Đội ngũ nhân viên có đều kinh nghiệm chuyển kho xưởng trên 10 năm tại tphcm, tận tâm và tinh thần trách...
Read more

Dịch Vụ Chuyển Kho Xưởng Trọn Gói Quận 1 TPHCM

Image
Điều quan trọng nhất trong việc di dời kho xưởng quận 1 nhanh chóng và tiết kiệm. Đó là khi tìm kiếm một đơn vị dịch vụ chuyển kho xưởng quận 1 bạn nên ưu tiên những nơi có đội xe tải, có nhiều năm kinh nghiệm và những trang thiết bị hỗ trợ chuyên dùng đầy đủ, có thái độ nhiệt tình, niềm nở với khách hàng, có các chính sách đều minh bạch và rõ ràng. Đồng thời phải có chi phí cạnh tranh, giá tốt trên thị trường. Nếu như bạn đang còn băn khoăn với quá nhiều dịch vụ trên thì trường vận chuyển thì hãy tham khảo ngay bài viết sau đây kĩ một xíu. Để bạn có cái nhìn tổng quan về dịch vụ chuyển kho xưởng quận 1 TPHCM chuyên nghiệp là như thế nào? Dịch vụ chuyển kho xưởng quận 1 của Chuyển Nhà 24H sẽ làm hài lòng quý khách hàng dù khó tính nhất Dịch vụ chuyển kho xưởng uy tín – chất lượng Chuyển dọn kho xưởng sẽ đòi hỏi cần có một đội ngũ nhân công có nhiều năm kinh nghiệm trong việc lắp ráp, tháo dỡ & đóng gói các máy móc, vật tư và trang thiết bị. Nếu quý khách hàng chọn phương á...
Read more

Dịch Vụ Chuyển Kho Xưởng Trọn Gói Quận 5 TPHCM

Image
Bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ chuyển kho xưởng Quận 5 để di dời nhà xưởng, dọn kho bãi đến một vị trí mới phù hợp hơn cho việc kinh doanh của doanh nghiệp? Những máy móc và các trang thiết bị cần di dời đến những vị trí nhà xưởng mới quá cồng kềnh và nặng nề hoặc dây chuyền sản xuất hoạt động phức tạp cần tháo gỡ & lắp đặt theo đúng quy trình? Thật khó khăn để có thể tự mình chuyển xưởng, dọn kho khi công việc đòi hỏi cần phải tiến hành nhanh chóng và an toàn để hoạt động kinh doanh không bị đình trệ. Hãy đến với công ty Chuyển Nhà 24H – đơn vị uy tín hàng đầu được 100% khách hàng hài lòng vì chất lượng chuyển kho xưởng , dọn xưởng đảm bảo. Tại sao nên chọn dịch vụ chuyển kho xưởng Quận 5 TPHCM? Chuyển Nhà 24H cho thuê kho xưởng giá rẻ, uy tin và chất lượng Dịch vụ chuyển kho xưởng quận 5 đang có khá ít, và đặc biệt là khi bạn muốn tìm một công ty dịch vụ đáng tin cậy, uy tín và cung cấp một dịch vụ chất lượng. Trong khi đó, công ty Chuyển Nhà 24H có đầy đủ những ...
Read more